Varför en uppgiftsöversikt?
Dina uppgifter bor i huvudet, i tre anteckningsappar och i de stjärnmärkta mejlen. Varje gång du ser en måste du bestämma något. En översikt flyttar besluten till en plats och en stund, så att resten av dagen kan gå åt att göra saker.
Den fungerar bara om den är kort och används varje dag. Därför beskriver guiden både hur du bygger den och hur du läser den.
Vad ska finnas på varje uppgift?
- Titel: en verb-fras, till exempel ”Skicka offert till Anna”.
- Status: att göra, pågår, väntar på någon, klar eller parkerad.
- Prioritet: hög, medel eller låg.
- Förfaller: ett datum bara när det finns ett verkligt datum.
- Mål: vilket av dina tre till fem mål uppgiften tjänar. Saknar den ett: parkera den.
- Anteckningar och länkar: till utkastet, filen eller mejlet som uppgiften handlar om.
Länka alltid utkastet eller filen till uppgiften. Då behöver du inte leta nästa gång.
Vilka regler gör att listan förblir användbar?
- Högst fem uppgifter får vara hög samtidigt. Blir det sex får en gå ner. Det är hela poängen med prioritet.
- ”Väntar på någon” är en egen status. Påminn en gång, skriv upp det, och släpp det tills svaret kommer. Annars tar väntandet plats i huvudet.
- Parkerade uppgifter har en orsak och ett datum då du tittar på dem igen. Annars är de bara gömda.
- Lägg inte till något utan mål. Det är det enklaste sättet att hålla listan kort.
- En genomgång på tjugo minuter varje vecka: obesvarade trådar och förfallna uppgifter. Titta på målens ordning var fjärde vecka.
Hur använder jag 80/20 för att välja?
80/20-principen är en tumregel: ofta kommer större delen av resultatet från en liten del av insatsen. Den är ingen naturlag och siffrorna ska inte tas bokstavligt, men frågan är bra: vilka få saker ger det mesta av det jag vill uppnå?
- Skriv tre till fem mål för de närmaste fyra veckorna och rangordna dem. Ett av dem ska vara det som är viktigast just nu, till exempel inkomst.
- Sätt ett mål på varje uppgift. Uppgifter som tjänar det högst rankade målet och kan göras i veckan får prioritet hög.
- Allt som tjänar de lägsta målen, eller inget mål, blir parkerat. Du gör det senare eller aldrig.
- Gör en sak som tjänar målet högst upp före lunch.
80/20-rangordnaren
Lägg in dina uppgifter. Säg vilket mål var och en tjänar (1 är ditt viktigaste) och hur stor den är. Se dina tre främsta.
- Lägg in en uppgift ovan.
En liten uppgift mot mål 1 får högst poäng. Allt utan mål hör hemma i listan över parkerade.
Hur bygger jag översikten?
Som en enda HTML-fil på din dator som öppnas i webbläsaren. Den sparar i webbläsaren och kan exporteras som en fil, så att du kan ta en kopia. Det finns en mall med ett fält för mål, en vy för i dag och en varning när du har fler än fem uppgifter med hög prioritet.
Hämta mallen. Spara filen, öppna den och lägg in dina egna uppgifter. Webbläsaren sparar uppgifterna lokalt, så exportera en kopia varje vecka.
Jag har sparat filen uppgiftsoversikt-mall.html i projektet. Anpassa den till mitt arbete: byt ut målen mot dessa: [mål 1], [mål 2], [mål 3]. Lägg in mina nuvarande uppgifter från den här listan: [klistra in]. Sätt ett mål på varje och be mig om hjälp där du inte kan avgöra. Behåll regeln om högst fem uppgifter med hög prioritet. Ändra ingenting annat utan att fråga.
Vad ska den dagliga briefingen innehålla?
En skärm som du läser på två minuter. Mer än så blir en ny lista att hantera.
- Dagens tre: de tre uppgifter med hög prioritet som tjänar det viktigaste målet.
- Förfallet: allt vars datum har passerat, med ett förslag.
- Väntar på: vem du väntar på, hur länge, och om det är dags att påminna, eller att låta bli.
- Kalender i dag: möten och luckor, om kalendern är kopplad.
- En sak att stryka eller parkera.
Läs min uppgiftsöversikt [fil eller export] och min kalender för i dag. Skriv en briefing som ryms på en skärm: 1) dagens tre uppgifter, de med hög prioritet som tjänar mitt högst rankade mål. 2) Förfallet, med ett förslag. 3) Vem jag väntar på och om det är dags att påminna. 4) Dagens möten och var det finns luckor. 5) En uppgift jag kan stryka eller parkera. Lägg inte till nya uppgifter utan att fråga mig. Skriv kort och utan inledning.
Vad blir möjligt?
När översikten är kort och levande blir den ditt sätt att styra, inte bara komma ihåg.
- En veckoplan som utgår från dina mål och säger nej till det som inte tjänar dem.
- En liten genomgång varje fredag: vad blev gjort, vad lärde du dig, vad stryker du.
- En briefing som också säger vad du borde ha gjort och inte gjorde, utan att döma.
Läs min uppgiftsöversikt och mina mål. Vilka är de 20 procent av uppgifterna som mest troligt ger 80 procent av det jag vill uppnå de närmaste fyra veckorna? Vad ska jag sluta göra? Vad saknas som borde stå där? Säg det rakt.
Frågor folk ställer
Kan jag använda en vanlig app i stället?
Ja. Principerna är desamma: högst fem uppgifter med hög prioritet, ett mål på varje, en egen status för det du väntar på. Det som gör filen bra är att agenten kan läsa den.
Hur ofta ska agenten uppdatera listan?
Du uppdaterar den när något ändras. Agenten läser den för briefingen och föreslår ändringar som du godkänner.
Källor
Vem skriver det här
Jag är Nathaniel, kommersiell operatör. I tjugo år, på fyra kontinenter och i över femton bolag, har jag tagit forskning och unga företag från idé till kund. Två avknoppningar från KTH nådde avtal om gemensam utveckling med Fortune 500-partner. En inomhusodling sålde hela sin produktion på ungefär nittio dagar och slutade i en exit genom joint venture. I år är jag kommersiell expert åt European Innovation Councils program Tech to Market. Nu bygger jag agenter, för det svåra med ny teknik är sällan tekniken. Det svåra är att folk ska vilja och kunna använda den.
Vill du göra det här tillsammans?
På två timmar kan jag bygga det här med dig: Uppgiftsöversikt och briefing.